アイアイール人事・労務研究所アイアイール人事・労務研究所

社会保険労務士個人情報保護事務所

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お知らせ

給与計算業務を委託いただいているお客様へ

2018.10.04

平素は大変お世話になっております。

この度の台風24号の影響により被害を受けられた皆さまに、心からお見舞い申し上げます。

弊所(静岡県浜松市伝馬町の事務所)におきましては、幸いにも今回は停電等の被害が発生せず事なきを得ましたが、従業員の自宅等では大規模な停電が続きました。大きな地震や台風等の災害が続く中、弊所業務においても早急な業務改善が必要であると考えております。どうぞご理解とご協力をいただけますよう、よろしくお願い申し上げます。

■業務改善ポイント

・勤怠状況等の情報に関する取扱いのスムーズ化

・電子データを基準とした情報連絡

 

災害時の給与支払い

現在、勤怠等のデータをいただいてから給与計算に2営業日をいただいておりますが、災害などでデータがいただけず、給与計算が実行できない場合はどうすれば良いのでしょうか。

概算にて給与計算をさせていただき「翌月調整」とすることで、給与遅延という事態を防げます。

会社さんとしては、正しい金額を振り込んであげたい、という気持ちはあると思いますが、災害対応に追われる中で総務担当や従業員さんに給与計算のことで負担をかけるよりも、概算による支払の後、状況が落ち着いてから翌月給与にて調整することが望ましいと考えます。

尚、これは災害下のみでなく、通常の状況であっても、勤怠情報や控除情報の欠落・不具合が発生した場合、確認処理を当月分にて行おうとすると従業員さんや総務担当に「急いで確認する」ことになり、残業増加を引き起こしかねません。

事務作業の平準化、負担軽減、コスト削減の観点から、一旦は出されたデータにて処理をする方針とさせていただきたいと思います。

特急料金の再認識のお願い

通常、データ受理日の翌日より2日間の時間をいただくことで低コストの給与業務代行を実現しておりますが、お客様の事情等により、2営業日を設けることができず、特急料金が発生する場合もございます。

現行においては、その場合の特急料金を通常料金の2割5分増として請求させていただいております。

(データ受理日より翌日渡しの場合 超特急料金:通常料金の5割増)

2回以上のデータ処理について

お客様の(多くの場合、社員さんのご事情)などにより、1回に限り有料にて給与計算のやり直し対応が可能です。

(費用が倍となりますので、よほどの事情でない限り、訂正・修正などは翌月処理をお勧めします)

勤怠情報の電子データ受理について 2019年より体制が変わります

紙データからExcel等のデータへのデータ入力作業は基本的にお客様内にて依頼をしたく、よろしくお願い申し上げます。

弊所においてのデータ入力は専門外業務となるため、2019年1月より基本的にはデータ化された勤怠情報での受付体制とさせていただきます。

*アイアールにて入力代行する場合、完成日の5営業日前までにいただき500円/人にて暫定的に受託させていただきます(勤怠データ集計とは別途)

*データ入力作業の外注業者は、ご要望がございましたら弊所でも探してみます

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